Training Sistem Manajemen Mutu Laboratorium: Strategi Dokumentasi “Lean”, Hierarki Efektif, & Transisi Digital

Apakah Laboratorium Anda memiliki rak penuh binder dokumen yang berdebu karena jarang dibuka staf? Atau, apakah saat asesmen eksternal, asesor menemukan analis menggunakan formulir “Revisi 00” padahal di sistem sudah “Revisi 02”?

Ini adalah tanda kegagalan Sistem Pengendalian Dokumen. Dalam ISO 17025, dokumen bukan sekadar syarat administrasi, melainkan instruksi yang menjamin konsistensi. Jika dokumen sulit diakses atau membingungkan (karena terlalu tebal), staf akan mengabaikannya. SAINSTARA hadir untuk membantu Anda melakukan “Diet Dokumen”—membuang yang tidak perlu, menata yang penting, dan mendigitalisasi proses agar efisien.

Mengapa Dokumen “Copy-Paste” Menjadi Bom Waktu?

Mengambil jalan pintas dengan menjiplak dokumen lab lain berbahaya karena:

1. Ketidaksesuaian Alur: SOP lab rujukan besar tidak akan cocok untuk lab pabrik kecil. Staf dipaksa mengikuti prosedur yang tidak realistis, akhirnya melanggar SOP sendiri.
2. Distribusi Liar: Tanpa sistem penarikan dokumen usang (obsolete), staf di lapangan bekerja dengan standar ganda, menyebabkan data tidak valid.
3. Kesulitan Audit: Dokumen yang terlalu gemuk menyulitkan penelusuran bukti (traceability) saat audit, memancing temuan asesor.

Mekanisme Solusi Sistem Manajemen Mutu Lab: Hierarki Piramida & Digital Control

Kami mengajarkan tata kelola informasi yang modern.

• The 4-Tier Hierarchy: Menata dokumen dalam struktur piramida:
  • Level 1 (Panduan Mutu/Manual): Kebijakan Strategis (Why).
  • Level 2 (Prosedur/SOP): Alur Proses Lintas Fungsi (Who, What, When).
  • Level 3 (Instruksi Kerja/IK): Teknis Langkah-demi-Langkah (How).
  • Level 4 (Formulir/Rekaman): Bukti Kerja (Evidence).
• Lean Documentation: Teknik menulis SOP yang efektif. Menghapus narasi bertele-tele, menggantinya dengan Flowchart dan Foto Visual yang mudah dipahami teknisi.
• Digital Migration Strategy: Cara beralih dari kertas ke Cloud Storage (Google Drive/Sharepoint) dengan sistem akses terkontrol (View Only untuk staf, Edit untuk admin) dan jejak audit digital.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti pelatihan workshop teknis ini, Document Controller dan Tim Mutu akan mampu:

• Menyusun Daftar Induk Dokumen (Master List) yang rapi, memisahkan dokumen internal dan eksternal (SNI/Regulasi).
• Membuat SOP dan IK yang aplikatif, visual, dan terhubung langsung dengan titik kritis teknis.
• Mengelola Siklus Revisi Dokumen secara digital: dari pengajuan, review, persetujuan, hingga sosialisasi otomatis via email/grup.
• Menerapkan sistem QR Code pada peralatan atau ruangan untuk akses cepat ke Instruksi Kerja terbaru via HP.
• Menjamin Integritas Data pada rekaman digital agar memenuhi syarat pembuktian hukum dan akreditasi.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Materi mencakup 40% Konsep Hierarki dan 60% Praktik Pengendalian Dokumen.

Hari 1: Struktur & Penyusunan (Drafting)

• Bedah Klausul 8.2 & 8.3: Persyaratan Dokumentasi Sistem. Apakah Panduan Mutu masih wajib?
• Hierarki Dokumen Mutu: Membedakan fungsi SOP (Manajerial) dan IK (Teknis).
• Workshop Drafting:
  • Teknik Business Process Mapping untuk membuat alur SOP.
  • Membuat IK visual (foto langkah kerja) untuk alat lab.
  • Mendesain Formulir yang user-friendly (mencegah kesalahan isi).

Hari 2: Pengendalian & Digitalisasi (Controlling)

• Siklus Hidup Dokumen: Pembuatan, Penomoran Unik, Pengesahan, Distribusi, dan Penarikan.
• Pengendalian Dokumen Eksternal: Cara memantau update standar SNI/ISO agar metode tidak kadaluwarsa.
• Digital Document Control:
  • Struktur folder di Cloud.
  • Permission Management (Mencegah staf menghapus file).
  • Audit Trail (Siapa mengakses apa dan kapan).
• Rekaman Teknis (Technical Records): Aturan coretan/koreksi pada data mentah (Logbook vs Digital Entry).

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

1. Document Controller (Pengendali Dokumen): Penjaga gawang sistem.
2. Tim Persiapan Akreditasi: Penyusun dokumen awal.
3. Manajer Mutu: Penanggung jawab sistem.
4. Admin Laboratorium: Pengelola arsip rekaman.
5. Penyelia: Pembuat draf IK teknis.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Q: Apakah dokumen digital diakui oleh KAN? A: Sangat Diakui. ISO 17025:2017 sangat mendukung penggunaan sistem informasi. Kuncinya adalah Keamanan dan Integritas. Kami ajarkan cara membuktikan bahwa file digital Anda aman dari manipulasi dan memiliki backup yang handal.

Q: Kami ingin beli template dokumen jadi, apakah SAINSTARA menjualnya? A: Kami menyediakan Model Dokumen (contoh struktur) sebagai referensi dalam pelatihan, namun kami SANGAT MELARANG copy-paste mentah. Dokumen harus mencerminkan proses riil di lab Anda. Kami latih Anda memodifikasinya agar fit-for-purpose.

Q: Berapa lama masa simpan rekaman data mentah? A: Tergantung kebijakan lab dan regulasi pelanggan, biasanya minimal 3-5 tahun atau satu siklus akreditasi. Kami akan bahas strategi pengarsipan (Retensi & Pemusnahan) agar gudang arsip tidak penuh.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Pelatihan ini dipandu oleh praktisi manajemen mutu:

• Lead Assessor ISO 17025: Narasumber yang telah memeriksa ribuan dokumen laboratorium dan tahu persis format yang efisien vs yang menyulitkan.
• Ahli Sistem Informasi Lab: Praktisi yang berpengalaman mengimplementasikan LIMS (Laboratory Information Management System) sederhana maupun kompleks.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.