Training Pengawasan Kontrak & Manajemen Klaim: Strategi Monitoring SLA & Penyelesaian Sengketa Vendor

Apakah Anda sering terkejut ketika vendor tiba-tiba mengajukan tagihan tambahan (Variation Order) di akhir proyek tanpa pemberitahuan sebelumnya? Atau, apakah perusahaan Anda kesulitan menagih denda keterlambatan (Liquidated Damages) karena tidak memiliki catatan monitoring harian yang rapi?

Dalam siklus bisnis, fase Post-Award (setelah tanda tangan) adalah fase paling kritis namun sering terabaikan. Kontrak yang disusun sempurna oleh pengacara mahal akan sia-sia jika tim operasional di lapangan tidak mengawalnya. Ketidakjelasan Scope of Work (SOW) atau kegagalan memantau Service Level Agreement (SLA) adalah celah yang pasti dimanfaatkan oleh mitra bisnis saat terjadi konflik. SAINSTARA menghadirkan pelatihan teknis untuk mengubah fungsi administrasi kontrak Anda menjadi benteng pertahanan profitabilitas perusahaan.

Mengapa “Sign and Forget” Adalah Resep Bencana?

Membiarkan kontrak berjalan “auto-pilot” tanpa pengawasan aktif menimbulkan risiko:

1. Scope Creep: Pekerjaan melebar di luar kontrak tanpa persetujuan biaya tambahan, yang akhirnya menjadi sengketa pembayaran.
2. SLA Breach: Vendor bekerja di bawah standar (misal: pengiriman telat, server sering down) namun tidak terdeteksi dan tidak kena sanksi karena monitoring lemah.
3. Klaim Kadaluwarsa: Hak untuk mengajukan klaim (baik denda maupun ganti rugi) hangus karena Anda terlambat memberikan notifikasi tertulis sesuai batas waktu kontrak (Time Bar).

Mekanisme Solusi Training Pengawasan Kontrak: CLM & Claim Roadmap

Kami memadukan disiplin administrasi dengan strategi hukum.

• Contract Lifecycle Management (CLM): Mengimplementasikan sistem monitoring fase eksekusi. Membuat Contract Summary (Ringkasan Kewajiban Kritis) yang dipegang oleh PIC lapangan, bukan hanya disimpan orang Legal.
• SLA Monitoring System: Teknik menerjemahkan janji kontrak menjadi Scorecard Kinerja. Bagaimana mengukur kinerja vendor IT, Logistik, atau Konstruksi secara kuantitatif.
• Claim Management Protocol: Roadmap penanganan klaim.
  • Detection: Kapan masalah muncul?
  • Notification: Surat pemberitahuan resmi (jangan cuma lisan/WA).
  • Substantiation: Pengumpulan bukti (foto, log, berita acara).
  • Negotiation: Tawar menawar nilai klaim.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti pelatihan workshop teknis ini, Peserta akan mampu:

• Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak (Contract Management Plan) yang memetakan titik kritis (Milestone, Termin Pembayaran, Tanggal Serah Terima).
• Melakukan Monitoring Kinerja Vendor berbasis SLA dan memberikan surat peringatan (SP) yang bernilai hukum jika terjadi deviasi.
• Mengelola Perubahan Kontrak (Change Order/Addendum) secara tertib administrasi agar tidak menjadi temuan audit atau sengketa tagihan.
• Menyusun dan mempertahankan berkas Klaim (Claim Dossier) yang kuat secara pembuktian untuk memenangkan negosiasi atau arbitrase.
• Menghitung Denda Keterlambatan dan Ganti Rugi secara presisi sesuai formula kontrak.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Materi mencakup 40% Administrasi Kontrak dan 60% Strategi Klaim & Sengketa.

Hari 1: Monitoring & Administrasi Kontrak

• Prinsip CLM: Transisi dari Tim Sales/Procurement ke Tim Eksekusi/Operasional. Kick-off Meeting sebagai kunci penyamaan persepsi.
• Manajemen Lingkup Kerja (SOW): Mendeteksi Ambiguity di lapangan. Prosedur instruksi lapangan tertulis.
• Monitoring Kinerja (SLA): Penggunaan Key Performance Indicators (KPI) dalam kontrak jasa (IT/Outsourcing).
• Administrasi Dokumen: Korespondensi sebagai alat bukti. Teknik menulis surat teguran/notifikasi yang legally sound.

Hari 2: Manajemen Klaim & Penyelesaian Sengketa

• Anatomi Klaim: Klaim Waktu (EOT), Klaim Biaya (Cost), dan Klaim Mutu.
• Variation Order (VO): Prosedur persetujuan perubahan pekerjaan. Jangan kerjakan sebelum ada perintah tertulis!
• Penyelesaian Sengketa:
  • Negosiasi Klaim: Teknik win-win tanpa merusak hubungan jangka panjang.
  • Mekanisme Eskalasi: Dari Project Manager ke Direksi.
  • Persiapan bukti untuk Arbitrase/Litigasi (jika damai gagal).

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

1. Contract Manager / Administrator: Penanggung jawab harian kontrak.
2. Procurement / Purchasing Officer: Pengawas vendor.
3. Project Manager: Pemilik pekerjaan di lapangan.
4. Legal Officer: Pendamping sengketa.
5. Vendor Management Specialist: Evaluator kinerja mitra.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Q: Bagaimana jika vendor melanggar SLA tapi kita “sungkan” menegur karena sudah kenal lama? A: “Sungkan” adalah musuh profesionalisme. Kami mengajarkan cara menegur secara Objektif Berbasis Data. Dengan menunjukkan Scorecard kinerja, teguran menjadi profesional, bukan personal.

Q: Kontrak kami sudah berjalan dan isinya lemah (tidak detail). Apakah masih bisa diperbaiki? A: Bisa, melalui Adendum atau Berita Acara Kesepakatan tambahan. Kami akan ajarkan strategi negosiasi untuk mengajak vendor menyepakati detail tambahan di tengah jalan demi kejelasan bersama.

Q: Apa bedanya Klaim dengan Sengketa (Dispute)? A: Klaim adalah permintaan hak (bayaran/waktu). Sengketa terjadi jika Klaim tersebut Ditolak. Pelatihan ini fokus bagaimana agar Klaim Anda Diterima, sehingga tidak perlu menjadi Sengketa.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Pelatihan ini dipandu oleh praktisi manajemen kontrak:

• Certified Contract Manager (CCM): Praktisi bersertifikat internasional yang mengelola portofolio kontrak di perusahaan minyak & gas atau infrastruktur.
• Advokat Bisnis: Pengacara yang terbiasa menangani sengketa wanprestasi kontrak di pengadilan dan arbitrase.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.