Training Penyusunan SOP Laboratorium ISO 17025:2017: Strategi “Lean Documentation” yang Aplikatif

Apakah staf laboratorium Anda sering bertanya cara melakukan sesuatu padahal sudah ada SOP-nya? Atau, apakah SOP yang Anda buat sering direvisi karena dianggap tidak sesuai dengan kondisi lapangan yang sebenarnya?

SOP yang tidak efektif adalah pemborosan waktu dan sumber kesalahan. Jika dokumen prosedur Anda tebalnya ratusan halaman dan penuh dengan bahasa formal yang kaku, wajar jika staf enggan membacanya. Dalam ISO 17025:2017, fokusnya bukan pada Banyaknya Dokumen, melainkan Efektivitas Dokumen. SAINSTARA hadir untuk membantu Anda merombak sistem dokumentasi yang kaku menjadi panduan kerja yang hidup, visual, dan benar-benar membantu operasional harian.

Mengapa SOP “Copy-Paste” Menjadi Bumerang?

Mengambil jalan pintas dengan menyalin SOP laboratorium lain memiliki risiko:

1. Ketidakcocokan Alat: Instruksi Kerja (IK) alat GC merk A tidak akan sama tombolnya dengan merk B. Copy-paste tanpa edit membuat teknisi bingung.
2. Alur Kerja Beda: SOP Penerimaan Sampel di lab besar mungkin melibatkan 3 departemen, sedangkan di lab kecil hanya 1 orang. Memaksakan prosedur kompleks pada tim kecil akan menghambat layanan.
3. Temuan Audit: Asesor akan dengan mudah menemukan ketidakkonsistenan antara apa yang tertulis di SOP dengan apa yang dikerjakan staf di depan mata mereka.

Mekanisme Solusi Penyusunan SOP Laboratorium: Lean Writing & Visual Process

Kami mengajarkan teknik penulisan teknis modern.

• Hierarchy of Documents: Memahami struktur piramida dokumen mutu. Kapan membuat Kebijakan (Level 1), Prosedur (Level 2), IK (Level 3), dan Formulir (Level 4). Jangan mencampuradukkan kebijakan strategis dengan langkah teknis operasional.
• Flowchart-Based SOP: Mengganti narasi panjang dengan diagram alir yang logis. Menggunakan simbol standar untuk Start, Process, Decision, dan End. Ini memudahkan staf melihat urutan kerja dalam sekilas pandang.
• Visual Work Instructions: Membuat Instruksi Kerja yang kaya gambar (foto tombol alat, foto posisi sampel). “Satu gambar bernilai seribu kata” sangat berlaku untuk panduan teknis alat laboratorium.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti pelatihan workshop penulisan ini, Peserta akan mampu:

• Menyusun Daftar Induk Dokumen yang terstruktur, memisahkan dokumen internal (SOP/IK) dan eksternal (SNI/Manual Alat).
• Membuat Standard Operating Procedure (SOP) untuk proses manajerial (kaji ulang permintaan, audit, kaji ulang manajemen) yang ringkas dan jelas.
• Membuat Instruksi Kerja (IK) teknis untuk pengoperasian alat dan metode pengujian yang step-by-step.
• Melakukan Review dan Revisi dokumen secara berkala untuk memastikan relevansi dengan perubahan standar atau alat baru.
• Menerapkan sistem Pengendalian Dokumen (penomoran, pengesahan, distribusi) yang mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa di lapangan.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Materi mencakup 30% Teori Dokumentasi dan 70% Praktik Penulisan (Drafting). Wajib Bawa Laptop.

Hari 1: Konsep & Struktur Dokumen

• Persyaratan ISO 17025: Klausul 8.2 (Dokumentasi Sistem) dan 8.3 (Pengendalian Dokumen).
• Hierarki Dokumen: Level 1-4. Mengapa perlu dipisah?
• Format Standar: Header, Footer, Riwayat Revisi, dan Lembar Pengesahan.
• Workshop Drafting SOP: Praktik membuat SOP “Penerimaan Sampel” menggunakan format Flowchart.

Hari 2: Instruksi Kerja & Formulir

• Teknik Penulisan Teknis: Kalimat aktif, imperatif (perintah), dan tidak ambigu. Hindari kata “secukupnya” atau “kira-kira”.
• Visualisasi IK: Mengambil foto alat dan memasukkannya ke dalam IK.
• Desain Formulir (Rekaman): Membuat formulir yang mudah diisi (ceklis, isian singkat) untuk meminimalisir kesalahan catat.
• Sistem Pengendalian: Distribusi dokumen terkendali (stempel basah vs digital) dan penarikan dokumen obsolete.

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

1. Technical Writer / Document Controller: Penulis dan penjaga dokumen.
2. Manajer Mutu: Penanggung jawab sistem.
3. Penyelia Laboratorium: Pembuat draf teknis.
4. Tim Persiapan Akreditasi: Penyusun dokumen awal.
5. Admin Laboratorium: Pengelola formulir rekaman.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Q: Apakah format SOP harus seragam untuk semua lab? A: Tidak. ISO 17025 tidak menetapkan format baku. Format diserahkan kepada kebutuhan laboratorium. Namun, harus konsisten di dalam satu laboratorium. Kami akan berikan beberapa opsi style yang umum dipakai.

Q: Berapa halaman ideal untuk sebuah SOP? A: Semakin pendek semakin baik, asalkan lengkap. SOP yang baik biasanya 2-4 halaman (termasuk flowchart). Jika lebih dari itu, mungkin Anda menggabungkan terlalu banyak proses. Pecahlah menjadi beberapa SOP terpisah.

Q: Apakah IK alat harus ditulis ulang dari manual pabrik? A: Ya. Manual pabrik biasanya tebal dan berbahasa Inggris. IK adalah ringkasan langkah operasional harian (Start-up, Analysis, Shutdown) dalam Bahasa Indonesia yang mudah dimengerti operator.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Pelatihan ini dipandu oleh praktisi dokumentasi mutu:

• Konsultan Sistem Manajemen Mutu: Berpengalaman menyusun ribuan dokumen mutu untuk laboratorium, pabrik, dan jasa.
• Lead Assessor ISO 17025: Narasumber yang akan memberikan tips “apa yang dilihat asesor” dari sebuah dokumen.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.