Pelatihan Traceability & Mock Recall: Pastikan Sistem Anda Lolos Audit Klien & Sertifikasi

Bayangkan skenario ini: Auditor eksternal (dari badan sertifikasi atau klien ritel besar) datang ke gudang Anda, menunjuk satu palet produk, dan berkata, “Tolong lakukan traceability exercise penuh untuk batch ini, dari bahan baku hingga pengiriman.”

Atau skenario yang lebih menantang: “Tolong tunjukkan laporan simulasi mock recall terakhir yang Anda lakukan, lengkap dengan analisis waktu dan persentase rekonsiliasi.”

Bagi Manajer QA/QC dan Rantai Pasok, ini adalah momen penentu. Jika sistem traceability Anda masih manual (mengandalkan buku log atau file Excel yang rumit), Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam. Jika Anda belum pernah melakukan mock recall yang terdokumentasi, ini bisa menjadi temuan Non-Conformance (NC) besar.

Pelatihan ini tidak dirancang untuk menghadapi krisis recall sungguhan; pelatihan ini dirancang untuk menguasai simulasi dan membuktikan sistem Anda berfungsi—sebelum auditor datang.

Mengapa (Mock Recall) Menjadi Prioritas Mendesak Saat Ini?

Kepatuhan terhadap ketertelusuran (ISO 22000 Klausul 8.3) dan kesiapsiagaan darurat (Klausul 8.8) adalah non-negosiabel.

1. Mandat Audit Klien & Sertifikasi: Standar ISO 22000 mewajibkan Anda memiliki prosedur traceability dan recall. Standar GFSI (yang sering diminta klien multinasional seperti FSSC 22000 atau BRC) jauh lebih ketat, menuntut mock recall periodik (minimal 1x setahun) dengan metrik yang jelas (misal: rekonsiliasi 99% dalam 4 jam).
2. Sistem Manual = Risiko Gagal: Pain point terbesar industri pangan di Indonesia adalah sistem pelacakan yang masih manual atau semi-manual. Saat auditor meminta exercise, tim Anda panik mencari dokumen. Kegagalan melacak batch dengan cepat adalah “bendera merah” besar bagi auditor.
3. Bukan Hanya Tugas QA: Mock recall adalah “simulasi perang” yang melibatkan multi-departemen: QA (pemimpin), Gudang (data stok), Produksi (data batch), Pembelian (data supplier), dan bahkan Sales (data distributor). Tanpa prosedur yang dilatih, simulasi ini pasti kacau.

Mekanisme Solusi Pelatihan Traceability: Metodologi Pelatihan Audit-Proof

Kami fokus pada dua pilar: membangun sistem traceability yang cepat dan mengeksekusi mock recall yang terdokumentasi.

1. Pilar 1: Membangun Sistem Traceability (Ketertelusuran) yang Efektif Kami ajarkan cara merancang sistem pelacakan “Satu Langkah ke Depan, Satu Langkah ke Belakang” (One-step forward, one-step back) yang merupakan persyaratan minimum. Ini mencakup cara membuat kode batch yang efektif, mengelola log keluhan pelanggan, dan merespons traceability exercise (uji lacak) acak dari auditor dengan cepat.
2. Pilar 2: Menguasai Mock Recall (Simulasi Penarikan Produk) Ini adalah inti dari pelatihan. Kami akan memandu Anda secara workshop untuk:
   • Membentuk Tim Recall dan Prosedur (SOP) yang jelas.
   • Menyiapkan template dan form recall produk pangan.
   • Menjalankan simulasi (studi kasus).
   • Menghitung metrik kritis: Waktu Respon dan Persentase Rekonsiliasi (Total produksi vs. Total terdistribusi vs. Total ditarik).
   • Menyusun Laporan Mock Recall sebagai bukti objektif untuk audit.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah menyelesaikan pelatihan ini, Anda akan mampu:

• Merancang atau memperbaiki sistem traceability pangan (meski masih semi-manual) agar lebih cepat dan akurat.
• Menyusun Prosedur (SOP) Traceability dan Prosedur Recall/Withdrawal yang sesuai standar ISO 22000.
• Memimpin traceability exercise (uji lacak hulu-hilir) dan merespons permintaan auditor dalam hitungan menit, bukan jam.
• Merencanakan dan mengeksekusi simulasi mock recall internal secara efektif.
• Membuat Laporan Mock Recall yang lengkap dengan analisis waktu dan rekonsiliasi sebagai bukti kepatuhan audit yang kuat.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Hari 1: Fondasi Sistem Traceability (ISO 22000 Klausul 8.3)

• Sesi 1: Prinsip Traceability “Farm to Fork” dan Persyaratan Standar (ISO, GFSI).
• Sesi 2: Perbedaan Recall (Isu Keamanan Pangan) vs Withdrawal (Isu Mutu/Logistik).
• Sesi 3: Workshop 1: Mendesain Sistem Batch Coding (Pengkodean Produksi) yang Efektif.
• Sesi 4: Workshop 2: Teknik Traceability Exercise “Satu Depan, Satu Belakang”. Plus: Manajemen Keluhan Pelanggan sebagai data input.

Hari 2: Eksekusi & Dokumentasi Mock Recall (ISO 22000 Klausul 8.8)

• Sesi 1: Menyusun Prosedur (SOP) dan Membentuk Tim Recall Lintas Departemen.
• Sesi 2: Workshop 3 (Studi Kasus): Simulasi Mock Recall. Menjalankan alur komunikasi, identifikasi produk, dan penahanan stok.
• Sesi 3: Menghitung Metrik Kritis: Analisis Waktu (Respons vs Selesai) dan Persentase Rekonsiliasi Massa.
• Sesi 4: Workshop 4: Menyusun Laporan Mock Recall (Dokumentasi Audit-Proof).

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

Pelatihan ini krusial bagi individu yang datanya menjadi tumpuan saat simulasi audit:

• Manajer Quality Assurance (QA) / Quality Control (QC)
• Manajer Rantai Pasok (Supply Chain), Logistik, dan Gudang
• Food Safety Team Leader (FSTL) dan Tim FSMS/Kepatuhan
• Manajer Produksi yang mengelola data batch harian
• Pemasok utama (Tier-1) untuk industri ritel modern, FMCG, atau eksportir.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Apa beda Traceability Exercise dengan Mock Recall? Traceability Exercise (Uji Lacak) adalah tes cepat (1-2 jam) untuk membuktikan Anda bisa melacak 1 batch ke hulu (bahan baku) dan hilir (distributor). Mock Recall (Simulasi) adalah tes penuh (bisa 4 jam+) yang menguji seluruh prosedur Anda, termasuk komunikasi tim, penahanan stok, dan perhitungan rekonsiliasi total batch yang terdampak.

Sistem kami masih sangat manual (Excel/buku), apa bisa lolos audit? Bisa, jika Anda bisa membuktikan sistem itu berfungsi (akurat dan relatif cepat) saat simulasi. Pelatihan ini akan membantu Anda mengoptimalkan sistem manual tersebut agar tidak gagal karena lambat.

Seberapa sering kami harus melakukan mock recall? Standar ISO 22000 hanya menyatakan “secara berkala”. Namun, best practice industri dan standar GFSI (BRC, FSSC) menuntut minimal satu kali per tahun.

Dokumen apa saja yang harus saya siapkan untuk auditor? Auditor akan mencari 4 hal utama: 1) SOP Traceability, 2) SOP Recall/Withdrawal, 3) Bukti Traceability Exercise (Form uji lacak), dan 4) Laporan Mock Recall terakhir yang Anda lakukan (ini yang paling penting!).

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Pelatihan ini dibawakan oleh praktisi senior yang memiliki keahlian ganda: Lead Auditor FSSC/ISO 22000 dan Ahli Rantai Pasok & Logistik Pangan. Mereka telah merancang sistem traceability dari nol di berbagai perusahaan, dan tahu persis metrik, dokumen, dan “pertanyaan jebakan” yang akan diajukan oleh auditor dari klien ritel besar.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.