Membedah Perka ANRI No. 9 Tahun 2018: Apa Artinya Bagi Instansi Anda?

Bagi pengelola arsip di instansi pemerintah, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kitab suci. Regulasi ini bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan panduan teknis yang fundamental untuk memastikan aset informasi negara terawat, aman, dan dapat digunakan saat dibutuhkan. Namun, apa saja poin-poin terpenting di dalamnya dan bagaimana cara menerapkannya?

Mengapa Peraturan Ini Sangat Penting untuk Anda?

Peraturan ini menetapkan standar nasional untuk pemeliharaan arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi. Kegagalan untuk mematuhinya tidak hanya berarti pelanggaran administratif, tetapi juga berisiko pada:

• Kehilangan Bukti: Hilangnya arsip penting yang dapat menjadi bukti sah dalam proses hukum atau audit.
• Kelumpuhan Operasional: Kesulitan menemukan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
• Sanksi Audit: Menjadi temuan negatif saat pemeriksaan oleh BPK atau inspektorat.

Mekanisme Solusi: 3 Poin Kunci yang Wajib Anda Terapkan dari Perka ANRI No. 9 Tahun 2018

Meskipun dokumennya tebal, esensi dari peraturan ini dapat diringkas menjadi tiga area utama:

1. Pemeliharaan Preventif (Pencegahan):
   • Apa itu? Tindakan untuk mencegah kerusakan arsip sebelum terjadi.
   • Contoh Praktis: Mengatur suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, menggunakan rak arsip anti karat, dan melakukan fumigasi secara berkala.
2. Pemeliharaan Kuratif (Perbaikan):
   • Apa itu? Tindakan untuk memperbaiki kerusakan yang sudah terjadi pada arsip.
   • Contoh Praktis: Melakukan laminasi pada arsip kertas yang rapuh atau melakukan restorasi digital pada arsip audio-visual yang rusak.
3. Alih Media Arsip:
   • Apa itu? Proses mengubah format arsip dari satu bentuk ke bentuk lain (misal: dari kertas ke digital) untuk tujuan pelestarian.
   • Contoh Praktis: Melakukan pemindaian (scanning) dokumen dan menyimpannya dalam format PDF/A (format standar untuk pengarsipan jangka panjang).

Hasil Konkret dari Implementasi yang Benar

• Umur Arsip Lebih Panjang: Aset informasi Anda akan bertahan lebih lama dan terhindar dari kerusakan.
• Kesiapan Audit: Anda selalu siap saat ada permintaan data atau pemeriksaan mendadak.
• Tata Kelola yang Baik: Menunjukkan komitmen instansi terhadap good governance dan akuntabilitas.

Checklist Kepatuhan Cepat

Gunakan daftar ini untuk evaluasi cepat di unit Anda:

• [ ] Apakah suhu ruang arsip Anda stabil di angka 18-22°C?
• [ ] Apakah Anda memiliki prosedur penanganan arsip yang rusak?
• [ ] Apakah proses alih media Anda menghasilkan file dengan resolusi yang sesuai standar ANRI?

Siapa yang Bertanggung Jawab Atas Implementasi Peraturan Ini?

• Pimpinan Unit Kearsipan
• Seluruh Arsiparis (Terampil dan Ahli)
• Pejabat Struktural terkait

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Apakah peraturan ini juga berlaku untuk arsip elektronik? Ya. Peraturan ini memberikan pedoman baik untuk arsip konvensional maupun arsip media baru, termasuk cara pemeliharaan file digital dan media penyimpanannya.

Bagaimana jika instansi kami memiliki keterbatasan anggaran untuk pemeliharaan? Mulailah dari pemeliharaan preventif yang seringkali lebih murah, seperti menjaga kebersihan dan mengatur sirkulasi udara. Prioritaskan perbaikan untuk arsip yang paling vital.

Pastikan Tim Anda Memahami dan Mampu Menerapkannya

Memahami regulasi adalah satu hal, melaksanakannya adalah hal lain. Bimtek Manajemen Kearsipan Dinamis Berdasarkan Perka ANRI No. 9/2018 kami dirancang untuk memberikan keterampilan praktis dan studi kasus nyata kepada tim Anda.