Penyusunan PKAT SPI Rumah Sakit: Teknik Hitung Man-days & Anggaran Berbasis Risiko

Bagi banyak Kepala SPI, akhir tahun adalah masa yang paling melelahkan. Anda dituntut menyusun Program Kerja Audit Tahunan (PKAT) atau PKPT untuk tahun depan. Masalah klasiknya selalu sama: Program kerja dibuat muluk-muluk, namun di akhir tahun realisasinya rendah karena kekurangan waktu dan tenaga. Atau sebaliknya, Anda mengajukan anggaran pengawasan, namun dicoret oleh bagian Keuangan karena dianggap “tidak ada dasar perhitungannya”.

Kesalahan utamanya sering kali bukan pada kemampuan mengaudit, melainkan pada perencanaan sumber daya. Banyak SPI yang masih menyusun jadwal audit hanya berdasarkan kalender, tanpa memperhitungkan Man-days (Orang-Hari) secara presisi. SAINSTARA hadir untuk memberikan “kalkulator” dan kerangka kerja logis agar perencanaan Anda realistis dan disetujui manajemen.

Mengapa PKAT Anda Sering Gagal Terealisasi?

Tanpa perhitungan matematis yang benar, PKAT hanya menjadi daftar keinginan (wishlist), bukan rencana kerja.

1. Bias Ketersediaan Waktu: Kita sering menganggap 1 tahun = 365 hari atau 260 hari kerja. Padahal, setelah dikurangi cuti, sakit, diklat, dan tugas administrasi, waktu efektif auditor (audit time) mungkin hanya 60%-nya. Kegagalan menghitung ini menyebabkan jadwal audit molor.

2. Anggaran Tidak Berbasis Aktivitas: Mengajukan angka gelondongan tanpa rincian biaya per penugasan (biaya perjalanan, honor narasumber, biaya rapat) membuat usulan anggaran SPI terlihat boros dan mudah dipotong.

3. Ketidaksesuaian dengan Peta Risiko: Mengalokasikan waktu yang sama (misal: 10 hari) untuk mengaudit unit kecil (Laundry) dan unit raksasa (Pengadaan). Ini adalah inefisiensi fatal.

Mekanisme Solusi PKAT SPI Rumah Sakit: Formulasi Hari Kerja Efektif (HKE)

Dalam pelatihan ini, kami mengajarkan metodologi kuantitatif untuk menyusun rencana kerja. Kami akan membedah:

• Perhitungan HKE (Hari Kerja Efektif): Rumus detail untuk menghitung berapa hari real yang dimiliki setiap auditor dalam setahun.

  • Rumus: Total Hari Setahun – (Libur + Cuti + Diklat + Admin + Sakit) = Waktu Audit Tersedia.

• Analisis Beban Kerja Audit: Menghitung kebutuhan hari untuk setiap objek audit berdasarkan kompleksitas dan risiko.

• Gap Analysis: Membandingkan Waktu Tersedia vs Waktu Dibutuhkan. Jika hasilnya defisit (kurang orang), data ini menjadi bukti kuat untuk meminta rekrutmen auditor baru atau memangkas objek audit yang berisiko rendah.

• Penyusunan RKA (Rencana Kerja Anggaran): Teknik menyusun anggaran berbasis kinerja untuk operasional SPI, termasuk biaya pengembangan kompetensi.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti workshop intensif ini, Anda akan pulang dengan membawa dokumen kerja:

• Matriks Perhitungan Man-days: Kertas kerja Excel yang berisi rumus otomatis untuk menghitung kapasitas tim Anda.

• Dokumen Draf PKAT/PKPT: Struktur dokumen standar yang memenuhi persyaratan akreditasi dan regulasi Permendagri.

• Proposal Anggaran SPI: Format pengajuan biaya operasional yang terinci dan logis.

• Indikator Kinerja Utama (KPI) SPI: Menetapkan target keberhasilan SPI bukan hanya dari jumlah temuan, tapi dari penyelesaian rencana kerja.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Pelatihan 2 hari dengan fokus pada simulasi perhitungan dan penyusunan dokumen.

Hari 1: Konsep & Perhitungan Sumber Daya

• Standar Perencanaan (IPPF 2010): Apa yang wajib ada dalam rencana audit?

• Workshop Perhitungan HKE: Simulasi menghitung ketersediaan waktu tim audit peserta (bawa data cuti/diklat tim Anda!).

• Penentuan Audit Universe: Memilih objek audit prioritas berdasarkan Risk Scoring (lanjutan materi Risk Based Audit).

• Alokasi Sumber Daya: Menjodohkan kompetensi auditor dengan objek audit yang tepat.

Hari 2: Anggaran & Finalisasi Dokumen

• Penyusunan Anggaran (Budgeting): Komponen biaya audit (SPPD, Lembur, Akomodasi, Jasa Pihak Ketiga).

• Administrasi PKAT: Sistematika penulisan dokumen Program Kerja Pengawasan Tahunan.

• Monitoring & Evaluasi: Cara membuat mekanisme revisi PKAT di pertengahan tahun jika terjadi perubahan kondisi (misal: bencana atau instruksi Direksi).

• Review Draf: Konsultasi langsung draf PKAT yang disusun peserta.

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

• Kepala SPI: Penanggung jawab utama perencanaan strategis.

• Sekretaris / Staf Admin SPI: Yang bertugas menyusun detail administratif dan jadwal.

• Auditor Senior: Yang memberikan masukan mengenai estimasi waktu pemeriksaan lapangan.

• Tim Perencanaan Anggaran RS: Agar memahami logika kebutuhan biaya pengawasan.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

1. Apakah ada template Excel yang bisa kami bawa pulang? Ya, ini adalah salah satu nilai jual utama kami. Kami menyediakan template perhitungan beban kerja (Workload Analysis) dan format PKAT yang sudah teruji digunakan di berbagai RSUD BLUD.

2. Bagaimana jika tim kami hanya 2 orang? Apakah perlu perhitungan serumit ini? Justru semakin sedikit orang, semakin krusial perhitungannya. Dengan tim kecil, kesalahan alokasi waktu 2 hari saja bisa mengacaukan jadwal sebulan. Perhitungan ini membantu Anda menolak tugas non-audit yang sering dibebankan ke SPI.

3. Apakah materi ini mencakup PKPT Berbasis Risiko? Ya, penyusunan PKAT adalah hilir dari Risk Based Audit. Kami akan mengulas sekilas tentang peta risiko sebagai dasar penentuan objek audit dalam jadwal tahunan.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

SAINSTARA didukung oleh praktisi yang memahami seluk-beluk administrasi audit.

• Instruktur: Narasumber kami adalah praktisi audit yang berpengalaman menyusun RKA dan PKPT di lingkungan pemerintahan dan korporasi, serta memegang sertifikasi manajemen risiko.

• Pengalaman: 17+ tahun melatih sektor publik memberikan kami wawasan tentang pola penolakan anggaran yang sering terjadi, dan bagaimana menyusun proposal yang “tembus”.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.