Bimtek Manajemen Arsip Digital: Integrasi Teknologi AI dalam Aplikasi SRIKANDI dan Sistem Kearsipan Dinamis

Penerapan Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) adalah mandat nasional yang tak terelakkan. Namun, di lapangan, Arsiparis seringkali kewalahan menghadapi dua “Gunung Masalah”: Tumpukan arsip fisik warisan yang belum terdigitalisasi, dan arus masuk surat digital baru yang membludak tanpa klasifikasi yang rapi. Input manual satu per satu ke dalam sistem SRIKANDI adalah pekerjaan yang memakan waktu bertahun-tahun.

Sudah saatnya meninggalkan cara lama. Teknologi Artificial Intelligence (AI) dan OCR (Optical Character Recognition) kini memungkinkan komputer untuk “membaca” surat, menentukan kode klasifikasinya, dan menginput metadatanya secara otomatis. SAINSTARA menghadirkan pelatihan yang menjembatani kepatuhan regulasi ANRI dengan efisiensi teknologi masa depan, mengubah gudang arsip Anda menjadi pusat pengetahuan digital yang cerdas.

Mengapa Migrasi ke SRIKANDI Sering Macet dan Menimbulkan Kekacauan?

Berdasarkan evaluasi penerapan SRIKANDI di berbagai instansi, hambatan utama bukan pada aplikasinya, melainkan pada proses manajemen datanya:

1. Beban Alih Media Manual: Proses scanning ribuan dokumen lama dan mengetik ulang (input) Nomor Surat, Tanggal, dan Perihal ke dalam sistem secara manual sangat rentan human error dan kelelahan petugas. Akibatnya, backlog arsip menumpuk.
2. Kesalahan Klasifikasi (Misclassification): Arsiparis sering bingung menentukan Kode Klasifikasi Arsip yang tepat untuk surat tertentu. Salah kode berarti arsip “hilang” karena terselip di folder yang salah, menyulitkan temu kembali (retrieval) saat dibutuhkan pimpinan atau audit.
3. Pencarian yang Tumpul: Sistem arsip digital biasa hanya bisa mencari berdasarkan Judul. Jika Anda lupa judul suratnya, dokumen sulit ditemukan. Teknologi pencarian berbasis isi (Full-Text Search) yang didukung OCR belum dimanfaatkan optimal.

Mekanisme Solusi: Kurikulum “Smart-Archive” SAINSTARA

Kami membekali Anda dengan tools dan strategi kerja cerdas:

• Workshop AI OCR: Praktik menggunakan software OCR modern. Peserta diajarkan cara mengubah hasil scan PDF (gambar) menjadi teks yang bisa diedit dan dicari (searchable PDF). Kami juga mendemokan cara mengekstrak data kunci (Nomor, Tanggal) secara otomatis ke Excel untuk persiapan bulk upload.
• Otomasi Klasifikasi: Menggunakan AI (seperti ChatGPT) untuk membantu menentukan kode klasifikasi. Cukup copy-paste isi surat, AI akan menyarankan kode klasifikasi yang sesuai dengan Permendagri/Perka ANRI.
• Strategi Migrasi Hibrida: Peta jalan memindahkan arsip fisik ke SRIKANDI. Mana yang harus didahulukan? Arsip Vital, Aktif, atau Inaktif? Kami berikan matriks prioritasnya agar migrasi efisien.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti pelatihan ini, Arsiparis dan Pengelola Arsip diharapkan mampu:

• Mengoperasikan fitur-fitur utama aplikasi SRIKANDI (Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan) sesuai standar ANRI.
• Menerapkan teknologi OCR untuk mempercepat proses alih media arsip fisik ke digital dengan akurasi data di atas 90%.
• Menggunakan bantuan AI untuk mempercepat penentuan Kode Klasifikasi dan Indeks Arsip, mengurangi waktu input hingga 70%.
• Membangun sistem temu kembali arsip yang cepat (kurang dari 1 menit) menggunakan kata kunci isi dokumen (content search).
• Menyusun SOP Manajemen Arsip Digital yang mengintegrasikan alur kerja manual dan sistem SRIKANDI secara harmonis.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Hari 1: Ekosistem SRIKANDI & Regulasi

• Paradigma Arsip Digital: Bedah Perpres 95/2018 dan Kepka ANRI terkait SRIKANDI. Perubahan dari pengelolaan fisik ke logic.
• Fitur SRIKANDI Deep Dive: Simulasi alur Naskah Masuk, Naskah Keluar, dan Disposisi Elektronik. Manajemen hak akses user.
• Instrumen Kearsipan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam sistem digital.

Hari 2: Teknologi AI & OCR dalam Kearsipan

• Pengenalan OCR: Cara kerja konversi Gambar ke Teks. Praktik menggunakan tools OCR (Adobe Acrobat Pro / Tesseract / Mobile Apps).
• AI untuk Klasifikasi: Workshop prompting ke AI: “Bantu saya klasifikasikan surat tentang [Isi Surat] sesuai Permendagri Klasifikasi Arsip”.
• Data Extraction: Teknik menarik data metadata (Nomor, Tanggal, Pengirim) dari ribuan file PDF secara otomatis ke dalam database (Excel/CSV).

Hari 3: Strategi Migrasi & Keamanan

• Manajemen Alih Media: SOP Scanning yang benar (Resolusi, Format PDF/A). Autentikasi arsip hasil alih media (Tanda Tangan Elektronik).
• Pemberkasan Digital: Logika folder dan metadata di SRIKANDI. Menghindari “Sampah Digital” (duplikasi file).
• Keamanan Arsip: Proteksi data arsip vital dari ransomware dan akses ilegal. Konsep Backup dan Recovery.

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

• Arsiparis (Terampil/Ahli): Penanggung jawab utama pengelolaan.
• Pengelola Arsip Unit Kerja: Admin persuratan di dinas/badan.
• Pranata Komputer/Tim IT: Pendukung teknis integrasi sistem.
• Kasubbag Umum & Kepegawaian: Supervisor ketatausahaan.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Q: Apakah SRIKANDI bisa diintegrasikan dengan AI luar? A: Secara langsung (API) mungkin terbatas karena kebijakan pusat. Namun, pelatihan ini mengajarkan penggunaan AI sebagai “Alat Bantu Pra-Input”. Anda memproses dokumen di komputer lokal dengan bantuan AI/OCR, baru hasilnya yang bersih dan terstruktur diinput ke SRIKANDI. Ini legal dan sangat membantu.

Q: Saya tidak punya scanner canggih, apakah bisa? A: Bisa. Teknologi OCR sekarang sudah tersedia di smartphone. Kami akan ajarkan cara menggunakan HP Android sebagai scanner cerdas yang bisa langsung mengenali teks, cocok untuk unit kerja dengan fasilitas terbatas.

Q: Apakah arsip fisik boleh dimusnahkan setelah didigitalkan? A: Hati-hati. Ada aturan ketat tentang pemusnahan arsip (JRA). Arsip vital dan statis tetap wajib disimpan fisiknya. Yang didigitalkan adalah untuk akses cepat (access copy). Kami akan jelaskan aturan main hukumnya agar Anda tidak pidana menghilangkan dokumen negara.

Q: Apakah pelatihan ini memberikan akun SRIKANDI? A: Akun SRIKANDI hanya diterbitkan oleh ANRI melalui Admin Instansi masing-masing. Pelatihan ini menggunakan Akun Demo/Simulasi (jika tersedia) atau kami pandu di akun Live instansi Anda sendiri jika sudah memiliki akses.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Fasilitator SAINSTARA adalah arsiparis modern dan praktisi teknologi:

• Arsiparis Madya/Utama: Praktisi yang memahami detail regulasi kearsipan nasional dan implementasi SRIKANDI.
• Digital Archivist: Spesialis yang berpengalaman dalam proyek alih media skala besar (jutaan lembar) di BUMN/Kementerian.
• AI Tech Trainer: Ahli yang mampu menyederhanakan teknologi canggih menjadi langkah praktis bagi orang awam.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.