Workshop Key Risk Indicator: Implementasi SRIKANDI & Kepatuhan JRA

Bagi seorang pengelola arsip atau Kasubag Umum, tidak ada mimpi buruk yang lebih menakutkan daripada permintaan mendadak dari auditor BPK: “Tolong carikan dokumen SPJ Pengadaan Alat Tulis Kantor Bulan Maret 3 tahun lalu.”

Jika Anda membutuhkan waktu berhari-hari membongkar tumpukan kardus di gudang yang lembap, berisiko dimakan rayap, atau bahkan hilang karena banjir, maka instansi Anda sedang berada dalam zona merah risiko administratif. Di era Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), pengelolaan arsip bukan lagi sekadar menumpuk kertas, melainkan tentang kecepatan akses dan kepastian hukum.

SAINSTARA menghadirkan solusi melalui Workshop Kearsipan Digital yang komprehensif. Kami tidak hanya mengajarkan cara memindai dokumen, tetapi membangun sistem tata kelola yang membuat dokumen vital Anda aman, legal, dan mudah ditemukan dalam hitungan detik.

Mengapa Modernisasi Arsip Menjadi Kewajiban Mendesak?

Kondisi “Bencana Arsip Fisik” adalah bom waktu. Selain risiko kerusakan fisik, tantangan terbesar saat ini adalah kepatuhan terhadap regulasi nasional. Pemerintah pusat melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah mewajibkan penggunaan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).

Kegagalan beradaptasi berdampak pada:

1. Temuan Audit Berulang: Ketidakmampuan menyajikan bukti pertanggungjawaban (SPJ) secara cepat dianggap sebagai indikasi ketidakpatuhan.

2. Inefisiensi Ruang & Anggaran: Membiarkan arsip yang sudah habis masa retensinya menumpuk hanya akan membebani ruang kantor dan anggaran pemeliharaan.

3. Hambatan Kinerja: Proses disposisi surat dan pemberkasan yang lambat menghambat pengambilan keputusan pimpinan.

Mekanisme Solusi Key Risk Indicator: Metodologi Smart Archiving SAINSTARA

Metode pelatihan kami menggabungkan pemahaman regulasi dengan praktik teknis langsung. Kami memastikan peserta memahami siklus hidup arsip dari penciptaan hingga penyusutan.

• Standarisasi Alih Media: Kami mengajarkan teknik digitalisasi yang sah secara hukum (sesuai UU ITE), sehingga hasil scan Anda diakui sebagai alat bukti yang valid, bukan sekadar gambar.

• Simulasi SRIKANDI: Peserta akan dibimbing langsung menavigasi menu-menu krusial di aplikasi SRIKANDI, mulai dari registrasi naskah masuk/keluar hingga pemberkasan digital.

• Eksekusi JRA (Jadwal Retensi Arsip): Strategi memilah mana dokumen yang wajib disimpan permanen dan mana yang sah untuk dimusnahkan, sehingga gudang arsip Anda menjadi lega kembali.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti workshop ini, peserta diharapkan mampu:

• Drastis Memangkas Retrieval Time: Menemukan dokumen keuangan vital dalam waktu kurang dari 1 menit melalui sistem indeksasi digital.

• Mengoperasikan SRIKANDI: Mahir menggunakan fitur disposisi elektronik, pemberkasan, dan penyusutan dalam aplikasi nasional.

• Melakukan Pemusnahan Legal: Menyusun Berita Acara Pemusnahan Arsip berdasarkan JRA yang benar, menghindari risiko pidana penghilangan dokumen negara.

• Menyelamatkan Aset Informasi: Menerapkan standar penyimpanan digital yang aman dari virus, malware, atau kerusakan hardware.

• Efisiensi Ruang Kerja: Mengurangi volume tumpukan kertas di ruang kerja hingga 60% melalui manajemen retensi yang disiplin.

Kurikulum Teknis & Silabus Workshop

Materi disusun secara sistematis untuk menjawab kebutuhan teknis arsiparis dan pengelola keuangan.

Hari 1: Kerangka Hukum & Manajemen Arsip Dinamis

• Sesi 1: Payung Hukum Kearsipan Digital (UU 43/2009 & UU ITE): Memahami kekuatan pembuktian arsip digital.

• Sesi 2: Tata Naskah Dinas & Klasifikasi Arsip: Fondasi agar dokumen tidak salah kamar (misfile).

• Sesi 3: Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA): Teknik menentukan “usia hidup” sebuah dokumen keuangan dan kepegawaian.

• Sesi 4: Prosedur Penyusutan & Pemusnahan Arsip: Langkah demi langkah memusnahkan dokumen fisik secara legal dan akuntabel.

Hari 2: Praktik Digitalisasi & Aplikasi SRIKANDI

• Sesi 1: Teknik Alih Media (Scanning) Standar ANRI: Pengaturan resolusi, format file (PDF/A), dan autentikasi digital.

• Sesi 2: Manajemen Metadata: Kunci sukses pencarian dokumen cepat (indexing).

• Sesi 3: Simulasi Aplikasi SRIKANDI (Part 1): Korespondensi, Disposisi Elektronik, dan Tanda Tangan Elektronik (TTE).

• Sesi 4: Simulasi Aplikasi SRIKANDI (Part 2): Pemberkasan Arsip Aktif, Inaktif, dan Transfer Arsip Digital.

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Workshop Ini?

Pelatihan ini sangat direkomendasikan untuk tim yang bertanggung jawab atas memori dan akuntabilitas organisasi:

• Arsiparis Terampil & Ahli: Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (LKD) maupun Unit Kearsipan OPD.

• Kasubag Umum & Kepegawaian: Penanggung jawab tata usaha dan administrasi persuratan.

• Bendahara & Staf Keuangan: Pengelola dokumen SPJ yang volume arsipnya paling tinggi dan paling sering diperiksa.

• Operator Aplikasi: Staf IT atau admin yang ditunjuk mengelola akun SRIKANDI instansi.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Apakah hasil scan dokumen bisa menggantikan fisik aslinya di mata hukum? Bisa, dengan syarat proses alih media dilakukan sesuai prosedur yang diatur dalam Peraturan ANRI, disertai berita acara alih media, dan tanda tangan digital yang terverifikasi (BSrE). Workshop ini akan membahas detail prosedurnya.

Kami belum memiliki akun SRIKANDI Live, apakah tetap bisa ikut? Sangat bisa. Kami menyediakan lingkungan simulasi atau panduan visual yang memungkinkan peserta memahami alur kerja aplikasi meskipun instansinya belum full implementasi. Ini justru menjadi bekal persiapan yang sangat baik.

Apakah ada praktik langsung menggunakan scanner? Ya, kami menyarankan peserta membawa laptop. Instruktur akan mendemonstrasikan standar pemindaian dan cara menyusun struktur folder digital yang efisien.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Workshop ini dipandu oleh instruktur berpengalaman yang memahami seluk-beluk kearsipan negara:

• Arsiparis Bersertifikat: Praktisi yang telah memiliki sertifikasi kompetensi kearsipan dan berpengalaman lebih dari 10 tahun di lingkungan pemerintahan.

• Konsultan Penerapan SRIKANDI: Tenaga ahli yang aktif mendampingi berbagai Pemerintah Daerah dalam migrasi ke aplikasi SRIKANDI.

• Praktisi Hukum Administrasi: Memahami aspek legalitas dokumen negara untuk memitigasi risiko hukum di kemudian hari.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai berbagai pilihan pelatihan/training lainnya yang kami selenggarakan, silakan kunjungi website resmi Sainstara. Melalui website tersebut, Anda dapat menemukan daftar program pelatihan terbaru, jadwal kegiatan, serta detail materi yang dirancang untuk mendukung peningkatan kompetensi dan profesionalisme Anda.