Cara Akurat Perhitungan Upah Lembur Sesuai PP No. 35/2021

Di dalam ekosistem hubungan industrial, kesalahan dalam menghitung dan membayar upah lembur adalah salah satu ‘dosa’ administratif yang paling fatal dan paling mudah dibuktikan oleh pekerja. Ini adalah sumber perselisihan hak yang paling umum terjadi, dan seringkali menjadi pemicu ketidakharmonisan di tempat kerja. Mungkin terlihat sepele—selisih beberapa ribu rupiah per jam. Namun, bayangkan selisih kecil tersebut dikalikan dengan jumlah jam lembur dalam sebulan, dikalikan dengan puluhan atau ratusan karyawan, dan diakumulasikan selama bertahun-tahun. 

Oleh karena itu, memastikan tim payroll, HR, dan manajer lini Anda memahami formula dan prosedur terbaru secara mendalam bukanlah sebuah pilihan, melainkan sebuah keharusan bisnis yang mendesak. Satu kesalahan dalam penerapan rumus atau penentuan dasar upah dapat menguapkan keuntungan perusahaan dan merusak reputasi yang telah dibangun bertahun-tahun.

Mengapa Akurasi Perhitungan Lembur Begitu Penting?

Pentingnya akurasi ini berakar pada kerangka hukum yang sangat detail dan rigid yang ditetapkan oleh pemerintah. Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, sebagai turunan dari UU Cipta Kerja, mengatur secara presisi mengenai tata cara pelaksanaan dan perhitungan upah kerja lembur. Ini bukan lagi area abu-abu yang bisa ditafsirkan secara bebas. Aturan ini mencakup:

1. Syarat Sahnya Perintah Lembur: Lembur tidak bisa terjadi begitu saja. Harus ada perintah tertulis dari pengusaha (atau melalui media digital yang terdokumentasi) dan, yang paling penting, harus ada persetujuan dari pekerja yang bersangkutan. Perintah lisan atau praktik “yang penting kerjaan selesai” sangat lemah di mata hukum dan bisa digugat.
2. Batas Maksimum Jam Lembur: Regulasi menetapkan batas aman kerja lembur, yaitu tidak boleh melebihi 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu. Pelanggaran terhadap batas ini tidak hanya menunjukkan manajemen waktu kerja yang buruk, tetapi juga merupakan pelanggaran hukum.
3. Formula Perhitungan yang Spesifik: PP 35/2021 menyediakan ‘cetak biru’ yang jelas tentang bagaimana upah lembur harus dihitung, dengan faktor pengali yang berbeda untuk jam pertama, jam-jam berikutnya, lembur di hari kerja, maupun lembur di hari libur. Tidak ada ruang untuk interpretasi lain.

Ketika Pengawas Ketenagakerjaan (Wasnaker) dari Dinas Ketenagakerjaan melakukan inspeksi atau audit, salah satu pos yang akan mereka periksa dengan sangat teliti adalah catatan dan pembayaran upah lembur. Mereka akan mencocokkan slip gaji, bukti transfer, dan catatan perintah lembur dengan ketentuan dalam PP 35/2021. Setiap ketidaksesuaian, sekecil apa pun, akan menjadi temuan yang dicatat dalam Nota Pemeriksaan, yang berujung pada kewajiban hukum bagi perusahaan untuk membayar seluruh kekurangan upah beserta sanksi administratifnya.

Mekanisme Solusi Perhitungan Upah Lembur: Metodologi Pelatihan Unggulan dari SAINSTARA

Pelatihan ini kami rancang sebagai workshop hitungan murni. Kami akan menanggalkan sementara pembahasan hukum yang bersifat teoretis dan filosofis, lalu langsung terjun ke jantung persoalan: angka dan formula. Kami ingin memastikan setiap peserta, terlepas dari latar belakangnya, dapat pulang dengan kemampuan praktis untuk menghitung upah lembur secara mandiri dan akurat. Metodologi kami bersifat step-by-step dan sangat terstruktur:

1. Langkah 1: Menentukan Dasar Upah Sebulan. Ini adalah fondasi dari semua perhitungan. Kami akan melatih peserta untuk mengidentifikasi dengan benar komponen apa saja yang termasuk dalam ‘Upah Sebulan’ (Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap) dan mana yang tidak termasuk (Tunjangan Tidak Tetap seperti uang makan dan transport berdasarkan kehadiran). Kesalahan pada langkah awal ini akan membuat semua perhitungan berikutnya menjadi salah.
2. Langkah 2: Menghitung Upah per Jam. Setelah dasar Upah Sebulan ditetapkan, kami akan mempraktikkan cara menghitung upah per jam menggunakan rumus standar pemerintah: Upah Sebulan / 173. Kami akan menjelaskan asal-usul dan dasar hukum angka pembagi 173 ini agar peserta memahaminya secara konseptual.
3. Langkah 3: Menerapkan Formula Pengali yang Tepat. Ini adalah bagian paling teknis. Peserta akan dibimbing untuk menerapkan formula pengali yang benar sesuai dengan setiap skenario yang mungkin terjadi:
   • Lembur pada hari kerja biasa.
   • Lembur pada hari istirahat mingguan (untuk skema 5 hari dan 6 hari kerja).
   • Lembur pada hari libur nasional.

Untuk menunjang proses belajar, setiap peserta akan diberikan softcopy file spreadsheet yang telah kami rancang khusus. Spreadsheet ini berisi formula siap pakai yang akan memudahkan peserta melakukan simulasi dan dapat langsung diadopsi untuk digunakan di perusahaannya masing-masing.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Workshop ini menjanjikan hasil yang sangat spesifik dan terukur:

• Penguasaan Dasar Perhitungan: Anda akan mampu menentukan dasar perhitungan upah lembur, yaitu ‘upah per jam’, secara benar dan sesuai dengan definisi hukum, membedakan dengan tegas antara tunjangan tetap dan tidak tetap.
• Keahlian Perhitungan Lembur Hari Kerja: Anda akan menguasai penerapan formula perhitungan lembur pada hari kerja biasa, yaitu 1,5x upah sejam untuk jam lembur pertama, dan 2x upah sejam untuk setiap jam lembur berikutnya.
• Keahlian Perhitungan Lembur Hari Libur: Anda akan menguasai formula perhitungan yang lebih kompleks untuk lembur yang dilakukan pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi, termasuk memahami perbedaan perhitungan antara skema 5 hari dan 6 hari kerja.
• Fleksibilitas Aplikasi: Anda akan mampu melakukan perhitungan yang akurat untuk berbagai skema waktu kerja yang diterapkan di perusahaan, baik itu 5 hari kerja (40 jam seminggu) maupun 6 hari kerja (40 jam seminggu).
• Kemampuan Audit Internal: Anda akan pulang dengan pengetahuan dan tools (spreadsheet templat) yang memadai untuk segera melakukan audit internal terhadap sistem payroll yang berjalan di perusahaan Anda saat ini dan memastikan akurasinya.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Program ini didesain sebagai deep dive selama dua hari, fokus secara eksklusif pada teknis perhitungan.

Hari 1: Fondasi & Perhitungan Lembur Hari Kerja

• Sesi 1: Syarat Sah Pelaksanaan Kerja Lembur
  • Bedah Pasal 28 PP 35/2021: Kewajiban adanya perintah tertulis dan persetujuan pekerja.
  • Studi kasus: Konsekuensi hukum dari lembur yang tidak didasari perintah yang sah.
  • Batas waktu kerja lembur dan sanksi bagi pelanggarnya.
• Sesi 2: Dasar Hukum dan Komponen Upah untuk Perhitungan Lembur
  • Definisi “Upah Sebulan” menurut peraturan perundang-undangan.
  • Workshop Interaktif: Mengklasifikasikan berbagai jenis tunjangan (mana yang tetap dan mana yang tidak tetap) dari contoh slip gaji riil.
• Sesi 3: Workshop – Menghitung Upah per Jam
  • Penjelasan detail mengenai dasar hukum angka pembagi 173.
  • Praktik langsung: Peserta menghitung upah per jam dari berbagai studi kasus profil gaji.
• Sesi 4: Workshop – Simulasi Perhitungan Lembur pada Hari Kerja
  • Rumus: 1 jam pertama = 1,5 x upah sejam; jam berikutnya = 2 x upah sejam.
  • Simulasi 1: Karyawan (8 jam/hari) lembur selama 3 jam.
  • Simulasi 2: Karyawan (7 jam/hari) lembur selama 4 jam.

Hari 2: Perhitungan Lembur Hari Libur & Studi Kasus

• Sesi 1: Perhitungan Lembur pada Hari Istirahat Mingguan
  • Untuk skema 6 hari kerja: 7 jam pertama = 2x; jam ke-8 = 3x; jam ke-9 & ke-10 = 4x.
  • Untuk skema 5 hari kerja: 8 jam pertama = 2x; jam ke-9 = 3x; jam ke-10 & ke-11 = 4x.
  • Workshop: Simulasi perhitungan untuk kedua skema tersebut.
• Sesi 2: Perhitungan Lembur pada Hari Libur Nasional
  • Penjelasan aturan dan penerapan formula yang sama dengan hari istirahat mingguan.
  • Diskusi kasus: Bagaimana jika hari libur nasional jatuh pada hari istirahat mingguan?
• Sesi 3: Studi Kasus Kompleks
  • Perhitungan lembur untuk pekerja dengan upah harian atau borongan.
  • Simulasi lembur yang melewati pergantian hari (misal: mulai jam 22:00, selesai jam 02:00).
• Sesi 4: Aspek Administratif dan Fiskal
  • Cara pencatatan upah lembur yang transparan dalam slip gaji.
  • Aspek Pajak Penghasilan (PPh 21) atas pembayaran upah lembur.

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

Pelatihan dengan fokus setajam ini sangat ideal bagi para profesional yang berurusan langsung dengan angka dan data karyawan:

• Staf dan Manajer Payroll: Ini adalah pelatihan wajib untuk memastikan fungsi inti mereka dijalankan tanpa kesalahan.
• Staf dan Manajer Kompensasi & Benefit: Untuk merancang kebijakan lembur yang kompetitif namun tetap patuh pada hukum.
• Praktisi HR Generalist: Yang seringkali harus menangani seluruh spektrum administrasi personalia, termasuk validasi data lembur.
• Akuntan dan Staf Keuangan: Yang terlibat dalam proses pembayaran gaji dan perlu memastikan validitas data sebelum diproses.
• Manajer Operasional atau Produksi: Yang paling sering mengeluarkan perintah lembur dan perlu memahami implikasi biayanya secara akurat.

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

• Bagaimana jika perusahaan memberikan uang makan lembur? Apakah itu termasuk komponen upah lembur? Tidak. PP 35/2021 secara eksplisit menyatakan bahwa perusahaan yang mempekerjakan pekerja selama waktu kerja lembur wajib memberi makan dan minum sekurang-kurangnya 1.400 kilokalori apabila kerja lembur dilakukan selama 4 jam atau lebih. Fasilitas makan ini adalah kewajiban terpisah dan tidak menggantikan atau menjadi bagian dari perhitungan upah lembur yang dihitung per jam.
• Apakah ada jabatan yang tidak berhak atas upah lembur? Ya. PP 35/2021 menegaskan bahwa kewajiban membayar upah kerja lembur tidak berlaku bagi pekerja dalam jabatan tertentu, dengan syarat mereka memiliki tanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pengendali, dan/atau pelaksana jalannya perusahaan, di mana waktu kerjanya tidak dapat dibatasi dan mereka mendapatkan upah yang lebih tinggi. Penetapan jabatan ini harus diatur secara jelas dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja.
• Apakah rumus 1/173 berlaku untuk semua karyawan, termasuk yang gajinya di atas UMK? Ya, angka pembagi 173 adalah formula standar yang ditetapkan pemerintah untuk mendapatkan nilai upah per jam dari upah sebulan, terlepas dari besaran upah bulanan karyawan tersebut. Rumus ini berlaku secara universal untuk semua pekerja dengan upah bulanan.

Menguasai perhitungan teknis upah lembur adalah pertahanan terbaik dari klaim finansial. Namun, untuk pemahaman yang lebih luas tentang hak dan kewajiban, penting untuk kembali ke dasar. Pastikan Anda dan tim memahami kerangka kerja yang lebih besar dengan meninjau kembali program utama kami: Pelatihan Hukum Ketenagakerjaan Terbaru. Apabila terjadi sengketa akibat Pemutusan Hubungan Kerja, bekali diri Anda dengan pengetahuan litigasi melalui panduan kami mengenai Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial untuk memitigasi risiko di pengadilan. Temukan program relevan lainnya di kategori Kelas Training Hukum di situs resmi Sainstara.

Kredensial & Pengalaman Instruktur Kami

Instruktur kami bukan hanya seorang teoretisi hukum, melainkan seorang praktisi tulen. Beliau adalah seorang Certified Payroll Specialist (CPS) yang saat ini menjabat sebagai Manajer Kompensasi & Benefit di sebuah perusahaan manufaktur multinasional dengan ribuan karyawan. Beliau memiliki pengalaman langsung selama lebih dari satu dekade dalam merancang, mengimplementasikan, dan mengaudit sistem payroll yang kompleks, termasuk migrasi ke sistem HRIS modern seperti SAP dan Oracle. Keahliannya yang mendalam dalam teknis perhitungan dan pemahaman regulasi memastikan bahwa setiap materi yang disampaikan telah teruji dalam praktik bisnis nyata.