Checklist Implementasi Record Center Sesuai Standar ANRI

Record Center (Pusat Arsip) adalah benteng pertahanan terakhir bagi arsip inaktif dan vital milik organisasi Anda. Ini bukan sekadar gudang, melainkan fasilitas yang dirancang khusus dengan standar tinggi untuk melindungi aset informasi dari berbagai ancaman. Membangunnya tanpa panduan yang benar adalah sebuah pertaruhan besar. Gunakan checklist ini untuk memastikan tidak ada detail kritis yang terlewat.

Mengapa Standar ANRI Menjadi Acuan Utama?

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah menetapkan pedoman yang sangat detail mengenai pembangunan dan pengelolaan pusat arsip. Mengikuti standar ini bukan hanya soal kepatuhan (compliance), tetapi juga tentang mengadopsi praktik terbaik (best practice) yang sudah teruji untuk menjamin keamanan dan keawetan arsip selama puluhan tahun.

Checklist Implementasi Record Center: Dari Fondasi hingga Operasional

Gunakan poin-poin berikut sebagai panduan langkah demi langkah dalam proyek Anda.

☑️ Fase 1: Perencanaan & Lokasi

• [ ] Studi Kelayakan: Kebutuhan ruang saat ini dan proyeksi untuk 10-20 tahun ke depan.
• [ ] Pemilihan Lokasi:
  • [ ] Bebas dari risiko banjir, gempa, dan tanah longsor.
  • [ ] Jauh dari area industri berat, polusi tinggi, dan potensi kerusuhan sosial.
  • [ ] Memiliki akses mudah untuk transportasi dan petugas pemadam kebakaran.
  • [ ] Bukan merupakan area yang menjadi target militer atau serangan teroris.

☑️ Fase 2: Struktur Bangunan & Ruang Penyimpanan

• [ ] Konstruksi Gedung:
  • [ ] Struktur beton bertulang yang tahan api minimal 4 jam.
  • [ ] Tidak memiliki jendela di ruang penyimpanan untuk mencegah sinar UV dan potensi pembobolan.
  • [ ] Hanya memiliki satu akses pintu keluar-masuk yang terkontrol ketat.
• [ ] Tata Ruang:
  • [ ] Ruang penyimpanan terpisah dari ruang kerja/administrasi.
  • [ ] Beban lantai mampu menahan berat rak arsip (minimal 1200 kg/m²).
  • [ ] Dinding, lantai, dan langit-langit dilapisi cat khusus yang tidak menghasilkan debu dan tidak bereaksi kimia.

☑️ Fase 3: Lingkungan & Sistem Keamanan

• [ ] Kontrol Iklim (HVAC):
  • [ ] Suhu stabil antara 18-22° Celsius.
  • [ ] Kelembaban relatif (RH) stabil antara 45-55%.
• [ ] Sistem Pemadam Kebakaran:
  • [ ] Menggunakan sistem gas inert (Inergen/FM200), bukan water sprinkler di ruang simpan.
  • [ ] Detektor asap (smoke detector) terpasang di setiap sudut ruangan.
• [ ] Keamanan Fisik:
  • [ ] CCTV memantau seluruh area 24/7.
  • [ ] Akses terbatas menggunakan kartu atau biometrik.
  • [ ] Adanya penjaga keamanan yang berpatroli secara rutin.

Siapa yang Bertanggung Jawab Mengawasi Checklist Ini?

• Manajer Kearsipan (Record Manager)
• Tim Manajemen Fasilitas & Aset
• Konsultan Kearsipan Eksternal

Wujudkan Record Center Ideal Anda

Membangun record center adalah proyek yang kompleks. Jangan mengambil risiko. Dapatkan pendampingan dari para ahli melalui layanan Konsultasi dan Perancangan Pusat Arsip dari SAINSTARA untuk memastikan investasi Anda memberikan perlindungan maksimal.