Bimtek Pengarsipan Dokumen SPJ | SOP & Jadwal Retensi Arsip 2025

Amankan & Rapikan Arsip SPJ Anda: Hindari Risiko Kehilangan Bukti & Temuan Audit

Sebagai Bendahara Pengeluaran, tumpukan dokumen pertanggungjawaban (SPJ)—kuitansi, faktur, nota, dan bukti lainnya—adalah bagian tak terpisahkan dari pekerjaan Anda. Namun, di balik tumpukan kertas tersebut, tersimpan risiko yang sangat besar. Satu lembar bukti yang hilang atau rusak bukan sekadar kehilangan selembar kertas, melainkan kehilangan fondasi akuntabilitas Anda. Kesulitan mencari arsip saat dibutuhkan oleh auditor adalah “bendera merah” yang dapat memicu pemeriksaan lebih dalam dan merepotkan.

Mengapa Kehilangan Satu Kuitansi Bisa Berakibat Fatal?

Vektor masalah utama dalam pengelolaan arsip bendahara adalah ancaman permanen atas kehilangan bukti. Tanpa sistem yang andal, risiko salah kelola arsip SPJ menjadi sangat tinggi. Kehilangan bukti pengeluaran dapat dianggap sebagai transaksi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, yang berakibat fatal saat audit oleh APIP maupun BPK. Anda bisa diminta untuk mengembalikan kerugian negara hanya karena tidak mampu menunjukkan selembar kuitansi. Selain itu, sistem pengarsipan manual yang tidak terstruktur membuat proses pencarian dokumen menjadi mimpi buruk, menghabiskan waktu berharga, dan menciptakan kesan ketidakprofesionalan.

Mekanisme Solusi Bimtek Pengarsipan Dokumen SPJ: Implementasi SOP Pengarsipan Defensif

Bimtek ini dirancang untuk mengubah arsip Anda dari tumpukan kertas yang rentan menjadi benteng pertahanan akuntabilitas. Kami menyediakan kerangka kerja yang jelas dan mudah diterapkan.

• Workshop Klasifikasi dan Pemberkasan: Pelatihan praktik langsung untuk mengklasifikasikan dokumen SPJ berdasarkan kegiatan, kode rekening, dan bulan transaksi, serta teknik pemberkasan yang efisien.
• Panduan Jadwal Retensi Arsip (JRA): Sesi mendalam yang membahas jadwal retensi arsip keuangan pemda sesuai standar ANRI. Anda akan tahu persis berapa lama setiap jenis dokumen harus disimpan dan kapan bisa dimusnahkan secara legal.
• Strategi Penyimpanan dan Keamanan Fisik: Kami akan memberikan panduan praktis tentang cara menyimpan bukti kuitansi bendahara dan dokumen lainnya, termasuk pemilihan tempat penyimpanan yang aman dari risiko kebakaran, kelembaban, dan akses tidak sah.

Hasil Konkret yang Akan Anda Capai

Setelah mengikuti pelatihan ini, Anda akan mampu:

• Menerapkan tata cara pengarsipan dokumen SPJ keuangan yang sistematis dan terstruktur.
• Menemukan kembali arsip SPJ spesifik dalam hitungan menit, bukan jam.
• Memahami dan menerapkan jadwal retensi arsip untuk mengelola volume dokumen secara efisien.
• Mengurangi secara drastis risiko kehilangan atau kerusakan dokumen pertanggungjawaban.
• Meningkatkan kesiapan dan kepercayaan diri saat menghadapi permintaan data dari auditor.

Kurikulum Teknis & Silabus Pelatihan

Materi disusun untuk memberikan keterampilan praktis dalam manajemen arsip keuangan.

Hari 1: Fondasi Kearsipan dan Penataan Arsip Aktif

• Sesi 1: Prinsip Dasar Kearsipan dan Urgensi Pengelolaan Arsip Keuangan.
• Sesi 2: SOP Pengelolaan Arsip Keuangan: Dari Penerimaan hingga Penyimpanan.
• Sesi 3: Praktik Klasifikasi dan Indeksasi Dokumen SPJ.
• Sesi 4: Teknik Pemberkasan dan Penataan Arsip Aktif dalam Map atau Boks.

Hari 2: Manajemen Arsip Inaktif dan Keamanan

• Sesi 1: Pengelolaan Arsip Inaktif: Pemindahan dan Penataan di Ruang Penyimpanan.
• Sesi 2: Memahami Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keuangan Pemda.
• Sesi 3: Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Sesuai Aturan.
• Sesi 4: Mitigasi Risiko: Keamanan Fisik dan Digitalisasi Arsip Keuangan.

Siapa Saja yang Wajib Mengikuti Pelatihan Ini?

• Bendahara Pengeluaran dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).
• Staf Administrasi Keuangan atau Tata Usaha.
• Petugas/Pengelola Arsip di SKPD/Unit Kerja.
• Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK-SKPD).

Jawaban Atas Keraguan Anda (FAQ)

Bagaimana jika arsip kami sudah terlanjur sangat tidak teratur selama bertahun-tahun? Tidak ada kata terlambat. Pelatihan ini akan memberikan strategi untuk “proyek penataan ulang” arsip lama secara bertahap, dimulai dari tahun anggaran terbaru, sehingga Anda bisa mulai membangun sistem yang baik tanpa harus merasa kewalahan.

Apakah kami memerlukan peralatan atau software khusus yang mahal? Tidak harus. Prinsip dasar pengarsipan yang baik dapat diterapkan dengan peralatan sederhana seperti map, boks arsip, dan lemari yang ada. Kami akan fokus pada sistem dan metodenya, bukan pada teknologi yang mahal, meskipun opsi digitalisasi juga akan dibahas.

Kredensial & Instruktur Kami

Pelatihan ini akan dibimbing oleh para ahli di bidangnya:

• Arsiparis Ahli dari ANRI / Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang memiliki sertifikasi dan pengalaman dalam merancang sistem kearsipan untuk instansi pemerintah.
• Auditor BPK/APIP (Purnabakti) yang memahami betapa krusialnya kelengkapan arsip SPJ dalam sebuah proses pemeriksaan dan mengetahui titik-titik lemah yang sering ditemukan.

Arsip yang rapi adalah bukti dari penatausahaan yang tertib. Pastikan proses hulu Anda juga benar dengan mengikuti Bimtek Laporan KAS Bendahara. 

Program Bimbingan Teknis SAINSTARA: Solusi Komprehensif untuk Peningkatan Sistem Keuangan Daerah  yang Berkualitas

Metode Training

• Presentation;
• Discussion;
• Case Study;
• Evaluation;
• Pre test & Post Test

Pendekatan Praktis dan Aplikatif

Setiap sesi pelatihan dirancang dengan pendekatan hands-on yang memungkinkan peserta untuk langsung mempraktikkan materi dengan kasus nyata dari lingkungan kerja mereka.

LOKASI PELAKSANAAN 77 KOTA DI INDONESIA

• Yogyakarta ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Jakarta ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Bandung ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Bali ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Surabaya ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Malang ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Samarinda ( Setiap Minggu Pelaksanaan )
• Balikpapan
• Makassar
• Batam
• Semarang
• Manado
• Jayapura
• Sorong
• Medan
• Dst

Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan Dan Kota Pelaksanaan

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan (By Request)
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or backpack (Tas Training) Dan Jaket
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

INFORMASI PENDAFTARAN DAPAT MENGHUBUNGI ADMIN KAMI

Hubungi SAINSTARA sekarang melalui WhatsApp untuk informasi lebih lanjut dan pendaftaran Program Bimbingan Teknis. Tingkatkan kompetensi Anda bersama konsultan profesional terpercaya!

Klik tombol WhatsApp di bawah ini untuk mendapatkan informasi lengkap dan penawaran khusus.

• SYAHRUL : 0812 3459 6457