Deskripsi Program

Implementasi tata kearsipan yang efektif merupakan fondasi penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel di tingkat daerah. Program Bimbingan Teknis Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah 2025-2026 hadir sebagai respons terhadap kebutuhan mendesak untuk meningkatkan kapasitas pegawai ASN dalam mengelola arsip sesuai dengan regulasi terbaru.

Permendagri No. 135 Tahun 2017 yang merupakan perubahan atas Permendagri No. 78 Tahun 2012 telah memberikan panduan yang lebih komprehensif dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah. Regulasi ini diperkuat dengan PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menjadi payung hukum utama dalam pengelolaan arsip nasional.

SAINSTARA memahami kompleksitas implementasi regulasi kearsipan di tingkat operasional pemerintah daerah. Program pelatihan ini dikembangkan melalui analisis mendalam terhadap tantangan nyata yang dihadapi oleh instansi pemerintah daerah dalam menerapkan sistem kearsipan yang sesuai dengan standar nasional, mulai dari aspek teknis hingga aspek manajemen organisasi.

Pelatihan ini dirancang dengan pendekatan praktis yang memungkinkan peserta untuk langsung menerapkan pengetahuan yang diperoleh dalam lingkungan kerja mereka. Materi yang disajikan mencakup interpretasi regulasi, implementasi teknis, dan strategi optimalisasi sistem kearsipan untuk mendukung efisiensi dan efektivitas pelayanan publik.

Pentingnya Kepatuhan Regulasi Kearsipan di Pemerintah Daerah

Kepatuhan terhadap regulasi kearsipan bukan hanya sekedar kewajiban legal, tetapi merupakan investasi strategis untuk meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan daerah. Sistem kearsipan yang tertata dengan baik menjadi tulang punggung transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan, memungkinkan akses informasi yang cepat dan akurat bagi pengambilan keputusan strategis.

Dalam konteks era digital dan keterbukaan informasi publik, pemerintah daerah dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat dengan cepat dan tepat. Hal ini hanya dapat dicapai jika sistem kearsipan dikelola secara profesional dan sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam regulasi nasional.

Ketidakpatuhan terhadap regulasi kearsipan dapat mengakibatkan berbagai konsekuensi negatif, termasuk kesulitan dalam audit kinerja, hambatan dalam proses pengambilan keputusan, dan potensi kehilangan dokumen penting yang dapat merugikan kepentingan daerah. Oleh karena itu, investasi dalam peningkatan kapasitas SDM kearsipan merupakan langkah proaktif yang akan memberikan manfaat jangka panjang bagi organisasi.

Program pelatihan ini juga mengantisipasi perkembangan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip, mempersiapkan peserta untuk menghadapi transformasi digital dalam sistem kearsipan pemerintah daerah. Pemahaman yang komprehensif terhadap regulasi dan implementasi praktisnya akan memposisikan instansi peserta sebagai leading practice dalam tata kelola kearsipan di tingkat daerah.

Tujuan Pelatihan Bimtek Tata Kearsipan

Program pelatihan ini bertujuan untuk membangun pemahaman yang mendalam dan komprehensif mengenai regulasi kearsipan yang berlaku di Indonesia, khususnya implementasinya di lingkungan pemerintah daerah. Peserta akan menguasai interpretasi yang tepat dari Permendagri No. 135/2017 dan kaitannya dengan regulasi pendukung lainnya, sehingga dapat menerapkan kebijakan kearsipan yang konsisten dan efektif.

Tujuan strategis lainnya adalah mengembangkan kemampuan peserta dalam merancang dan mengimplementasikan sistem kearsipan yang sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan spesifik instansi pemerintah daerah. Hal ini mencakup pemahaman terhadap klasifikasi arsip, prosedur retensi, dan mekanisme preservasi yang tepat untuk berbagai jenis dokumen pemerintahan.

Program ini juga fokus pada pengembangan kompetensi dalam pengelolaan arsip elektronik, mengingat percepatan transformasi digital di sektor pemerintahan. Peserta akan memahami standar dan prosedur pengelolaan dokumen digital yang aman, dapat diakses, dan memiliki nilai legal yang kuat sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Aspek manajemen organisasi kearsipan juga menjadi fokus penting, di mana peserta akan mengembangkan kemampuan untuk memimpin perubahan dalam sistem kearsipan di instansi mereka. Ini mencakup strategi komunikasi, pelatihan internal, dan monitoring implementasi kebijakan kearsipan yang berkelanjutan.

Tujuan akhir dari program ini adalah terciptanya kultur organisasi yang mendukung pengelolaan arsip yang profesional, transparan, dan akuntabel, sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mendukung pencapaian tujuan strategis pemerintah daerah.

Gambaran Umum Materi Pelatihan

Modul pertama dari program pelatihan ini membahas landasan hukum dan regulasi kearsipan di Indonesia secara komprehensif. Peserta akan mempelajari hierarki regulasi mulai dari UU No. 43/2009 tentang Kearsipan, PP No. 28/2012, hingga Permendagri No. 135/2017 beserta perubahannya. Materi ini mencakup analisis mendalam terhadap perbedaan signifikan antara regulasi lama dan baru, serta implikasinya terhadap praktik kearsipan di pemerintah daerah.

Modul kedua fokus pada sistem klasifikasi arsip dan prosedur pengelolaan dokumen pemerintahan. Peserta akan memahami metodologi klasifikasi yang tepat berdasarkan fungsi organisasi, jenis dokumen, dan nilai guna arsip. Materi ini dilengkapi dengan studi kasus klasifikasi arsip dari berbagai instansi pemerintah daerah untuk memberikan pemahaman praktis yang aplikatif.

Modul ketiga membahas implementasi jadwal retensi arsip dan prosedur penyusutan arsip yang sesuai dengan regulasi. Peserta akan mempelajari metodologi penilaian arsip, prosedur pemusnahan yang aman dan legal, serta mekanisme penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Aspek dokumentasi dan audit trail dalam proses penyusutan arsip juga menjadi fokus penting dalam modul ini.

Modul keempat mengcover pengelolaan arsip elektronik dan implementasi sistem informasi kearsipan. Materi mencakup standar format digital, prosedur migrasi dari arsip konvensional ke digital, dan strategi preservasi digital jangka panjang. Peserta akan memahami requirement teknis untuk sistem kearsipan elektronik yang reliable dan secure.

Modul kelima membahas aspek keamanan dan akses arsip, termasuk pengelolaan arsip yang mengandung informasi rahasia atau terbatas. Peserta akan mempelajari klasifikasi tingkat keamanan dokumen, prosedur akses yang aman, dan mekanisme audit akses untuk memastikan compliance terhadap regulasi keamanan informasi.

Modul terakhir fokus pada monitoring, evaluasi, dan audit sistem kearsipan. Peserta akan mengembangkan kemampuan untuk merancang indikator kinerja kearsipan, melakukan assessment terhadap sistem yang ada, dan menyusun rencana perbaikan berkelanjutan. Materi ini juga mencakup persiapan untuk menghadapi audit eksternal dan internal terkait pengelolaan arsip.